1. Contexte

Paprima Industries Inc. est une entité légale à but lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Paprima les recueille, les utilise, les communique, les conserve et les détruit, ou les gère autrement. Elle vise également à informer toute personne intéressée de la façon dont Paprima traite ses renseignements personnels. Elle couvre aussi le traitement des renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques.

2. Application et définitions

La présente politique s’applique à Paprima, incluant ses gestionnaires, employés, consultants, bénévoles ainsi que toute personne fournissant autrement des services au nom de Paprima. Elle s’applique également au site Web de Paprima ainsi qu’à tous les sites Web contrôlés et maintenus par Paprima.

Aux fins du présent document, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne et qui permet directement ou indirectement de l’identifier. Par exemple : nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, genre, informations bancaires, renseignements de santé, origine ethnique, langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement pour lequel une forte attente raisonnable de vie privée existe, par exemple : renseignements de santé, informations bancaires, données biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De façon générale, les coordonnées professionnelles d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple son nom, titre, adresse, courriel ou téléphone au travail. Plus particulièrement, selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et depuis le 22 septembre 2023, les articles 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements concernant une personne dans l’exercice de ses fonctions, comme son nom, titre, fonction ainsi que son adresse, son courriel et son numéro de téléphone professionnels.

Ces mêmes articles ne s’appliquent pas non plus aux renseignements personnels ayant un caractère public en vertu de la loi, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, Paprima peut recueillir des renseignements personnels à diverses fins. Les types de renseignements recueillis, leur utilisation (ou fins prévues) ainsi que les moyens de collecte sont indiqués à l’annexe A de la présente politique.

Paprima informera également les personnes concernées, lors de la collecte de renseignements personnels, de tout renseignement supplémentaire recueilli, le but de cette collecte et des moyens utilisés, en plus de toute autre information exigée par la loi.

Paprima applique les principes généraux suivants concernant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement

Les renseignements personnels sont fournis par l’employé au moyen de formulaires signés ou simplement envoyés par courriel, ce qui constitue un consentement implicite. Si Paprima devait recueillir des renseignements auprès de tiers, le consentement des personnes concernées serait demandé.

Collecte

Dans tous les cas, Paprima ne recueille des renseignements que si elle a une raison valable de le faire. De plus, la collecte sera limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte de l’objectif visé.

Détention et utilisation

Paprima s’assure que les renseignements qu’elle détient sont à jour et exacts lorsqu’ils servent à prendre une décision concernant la personne visée.
Paprima ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons énoncées dans la présente politique ou celles précisées lors de la collecte. Si Paprima souhaite utiliser ces renseignements à une autre fin, un nouveau consentement doit être obtenu, lequel doit être explicite s’il s’agit de renseignements sensibles.

Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Paprima peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans consentement, par exemple :

• Lorsque cette utilisation est clairement au bénéfice de la personne;
• Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.

Accès limité. Les documents papier contenant des renseignements personnels sont conservés dans une armoire verrouillée et détenus par le responsable de la protection des renseignements personnels. Les dossiers d’anciens employés peuvent être transférés dans une salle verrouillée accessible uniquement au président et au responsable désigné. Les documents numériques sont classés dans un répertoire sécurisé accessible uniquement à la personne responsable de la paie, au contrôleur-comptable et au président.**

Sauf circonstances exceptionnelles, Paprima demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication

De façon générale, et sauf indication contraire dans la présente politique ou selon la loi, Paprima obtiendra le consentement de la personne concernée avant de divulguer ses renseignements personnels à un tiers. Si des renseignements sensibles sont en cause, un consentement explicite est requis.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement dans certains cas, notamment (sans s’y limiter) :

• Paprima peut communiquer des renseignements à un organisme public qui les recueille dans le cadre de ses fonctions.
• Des fournisseurs de services peuvent recevoir des renseignements personnels si cela est nécessaire à leur mandat (ex.: changement de fournisseur d’assurances collectives ou de paie). Le fournisseur doit avoir une politique de gestion des renseignements personnels.
• Une communication à l’extérieur du Québec peut avoir lieu lorsque les serveurs ou les sous-traitants sont situés dans une autre juridiction.

Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par Paprima soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple lorsque Paprima utilise des fournisseurs de services infonuagiques dont les serveurs sont situés à l’extérieur du Québec ou lorsque Paprima fait affaire avec des sous-traitants situés à l’extérieur de la province.

Renseignements supplémentaires sur les technologies utilisées

Utilisation des témoins (cookies). Les témoins sont des fichiers transmis à l’ordinateur d’un visiteur par son navigateur lorsqu’il consulte un site Web. Les sites Web de Paprima utilisent des témoins pour :

• Mémoriser les préférences et paramètres des visiteurs
• Compiler des statistiques sur le comportement des visiteurs afin d’améliorer le site

Types de témoins utilisés :

• Témoins de session : Il s’agit de témoins temporaires qui sont stockés en mémoire uniquement pendant la durée de la visite du site Web.
• Témoins persistants : Ils sont conservés sur l’ordinateur jusqu’à leur expiration et seront récupérés lors de votre prochaine visite sur le site.

Certains témoins peuvent être désactivés par défaut et doivent être activés par le visiteur.
Les paramètres du navigateur permettent d’activer ou de désactiver les témoins.

D’autres moyens technologiques incluent les formulaires Web, questionnaires en ligne, applications et plateformes telles que Microsoft Forms.

Si Paprima offre un produit ou un service technologique comportant des paramètres de confidentialité, le niveau de confidentialité le plus élevé doit être activé par défaut.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

À moins qu’une période de conservation minimale ne soit requise par la loi, Paprima ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’atteinte des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis.

À la fin de la période de conservation ou lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Paprima veillera à :

1. Les détruire; ou
2. Les anonymiser afin qu’ils ne permettent plus d’identifier une personne.

La destruction doit être effectuée de manière sécurisée.

5. Responsabilités de Paprima

Paprima est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le contrôleur-comptable est la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Paprima.

Il doit assurer le respect des lois applicables, mettre en œuvre la présente politique et veiller à ce qu’elle soit connue et appliquée.

En cas d’absence ou d’incapacité du responsable, le président assume ces fonctions.

Les employés ayant accès à des renseignements personnels doivent les protéger et respecter cette politique.

6. Sécurité des données

Paprima utilise des services tiers pour assurer la sécurité des données.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Les demandes doivent être faites par écrit au responsable, à l’adresse courriel indiquée.

Les personnes peuvent demander l’accès, la rectification, la cessation de diffusion, la désindexation ou la ré-indexation conformément aux lois applicables.

Paprima’s personal information protection manager must respond in writing to these requests within 30 days of the date of receipt of the request. Any refusal must be reasoned and accompanied by the legal provision justifying the refusal. In these cases, the response must indicate the remedies under the law and the time limit for exercising them. The manager must help the applicant understand the refusal if necessary.

Paprima doit répondre dans un délai de 30 jours, sauf prolongation permise par la loi.

Tout refus doit être motivé et inclure les références légales et les recours possibles.

Les personnes peuvent également demander quels renseignements sont recueillis, qui y a accès et les durées de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes

Les plaintes doivent être soumises par écrit avec suffisamment de détails.

Si elle est incomplète, Paprima peut demander des renseignements supplémentaires.

Paprima traite les plaintes de façon confidentielle.

Une réponse doit être fournie dans un délai de 30 jours (sauf prolongation).

Un dossier doit être créé pour chaque plainte.

Les personnes peuvent également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Paprima encourage toutefois les personnes à contacter d’abord responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de Paprima.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Normand Marier
75, rue Guthrie
Dorval (Montréal), Québec, Canada H9P 2P1
[email protected]
Téléphone : (514) 422-9555 #242

Pour toute demande, question ou commentaire concernant cette politique, veuillez contacter le responsable par courriel.

 

Annexe A

Voici une liste non exhaustive des types de renseignements que Paprima peut recueillir, leur utilisation et les moyens de collecte.

Veuillez noter que les renseignements personnels gérés par Paprima concernent les employés, les candidats à l’emploi et les consultants.

Pour les autres catégories de personnes, les renseignements sont majoritairement de nature professionnelle.

 

Relation avec Paprima	Type de renseignement personnel	But de la collecte / utilisation	Candidats et employés
Candidats et employés	-nom -numéro de téléphone -courriel -informations bancaires -numéro d’assurance sociale -date de naissance -adresse -nom et date de naissance du conjoint et des enfants	-gestion des communications avec le candidat ou l’employé -assurer le fonctionnement du système de paie -assurer le fonctionnement de l’assurance collective	-par courriel -par téléphone -en personne -formulaires à remplir